Ervaar het potentieel van XLine

Het XLine platform verbindt naadloos een reeks gespecialiseerde modules, elk ontworpen om een specifiek proces, workflow of afdeling te ondersteunen.

XLine is de naam van het platform waarop alle oplossingen van Aexis Medical zijn gebouwd. Als geïntegreerd ERP-platform verbindt het naadloos talrijke gespecialiseerde modules, die elk een specifieke oplossing vertegenwoordigen voor een bepaald proces, workflow of afdeling. Dankzij een groot aantal interface-opties kan het eenvoudig worden geïntegreerd in de IT-infrastructuur van elk ziekenhuis. Bovendien gebeurt dit al ruim twintig jaar, in talloze ziekenhuizen over de hele wereld.

De volledige XLine Suite omvat de volgende features:

optimalisatie van de workflow

Om elk operationeel proces efficiënt te laten verlopen – kosten te besparen, de patiëntveiligheid te vergroten, fouten te elimineren, de algehele efficiëntie te vergroten – is het van cruciaal belang om de juiste reeks procedures en workflows in te voeren en de correcte uitvoering ervan af te dwingen.

XLine stelt ziekenhuisafdelingen (waaronder operatiekamers, endoscopie, medisch-technische afdelingen, logistiek, CSA en vele andere) in staat dergelijke workflows te definiëren en begeleidt hun operationeel personeel bij de uitvoering ervan. Het platform waarschuwt wanneer er een afwijking van de gedefinieerde workflow wordt gedetecteerd. Afhankelijk van elk specifiek geval vereist een dergelijke afwijking een bevestiging van de gebruiker, een toestemming van een supervisor, of leidt bij extreme fouten eenvoudigweg tot een blokkage van het systeem.

Alle gebruikersactiviteiten worden geregistreerd in een gebeurtenissendatabase, zodat in geval van een probleem de uitgevoerde workflow kan worden gereconstrueerd en geanalyseerd.

Voorbeelden :

Het herconditioneren van een endoscoop na een vorig gebruik vergt een aantal handelingen die nauwgezet moeten worden uitgevoerd. XLine begeleidt de operator door elke stap te documenteren, de uitvoeringstijd te bewaken, gebruikte materialen of wasmiddelen te koppelen, externe gegevens zoals machinecyclusnummers bij te houden, en nog veel meer
XLine OR ondersteunt het gehele patiëntentraject vanaf aankomst op de operatiekamer tot en met zijn of haar vertrek uit de verkoeverkamer. Op gezette tijden tijdens dit traject begeleidt het systeem de afdelingsmedewerkers bij het registreren van patiënt-/operatiegerelateerde activiteiten door middel van een intuïtieve grafische gebruikersinterface.
XLine Logistics helpt het personeel bij het voorbereiden van materialen voor een medische ingreep door duidelijk aan te geven welke materialen per operatie nodig zijn en waar deze te vinden zijn, waarbij rekening wordt gehouden met de actuele voorraadniveaus en houdbaarheidsdata van materialen. Het toont de gebruiker het meest optimale pad door de opslaglocaties om alle benodigde materialen te verzamelen.

Realtime monitoring van de werklast

Een optimale resourceplanning is onmisbaar voor het efficiënt runnen van elke afdeling. Maar de beschikbare middelen zijn soms volatiel. Het kan voorkomen dat medewerkers onverwacht afwezig zijn, of dringend ergens anders nodig zijn. In het ziekenhuis, en zeker in het operatiekwartier, is de planning net zo volatiel, omdat dringende operaties kunnen plaatsvinden, andere worden uitgesteld, enz…

Om een optimale organisatie te garanderen is het om die reden van cruciaal belang om – in realtime – de huidige en verwachte toekomstige werklast van een bepaalde afdeling in het oog te houden.

XLine biedt verschillende realtime dashboards om de activiteiten en werkdruk van bijvoorbeeld het operatiekwartier te visualiseren.

Dit bevat:

Een OK-overzichtsscherm dat in realtime alle geplande en lopende operaties weergeeft. Het visualiseert duidelijk wanneer en waar zich problemen kunnen voordoen, zoals materiaaltekorten, nog toe te wijzen operaties, personeelsproblemen, enz…
Een CSA-prioriteitenoverzicht dat de huidige en verwachte werklast in elke zone weergeeft, waardoor het afdelingsmanagement personeel tussen zones kan verplaatsen wanneer dat nodig is. Deze dashboards sluiten realtime aan op de OK-planning en reageren direct op elke planningswijziging

Rapporten en statistieken

De rapportagemodule van XLine maakt prestatieanalyse van een bepaalde medische afdeling mogelijk via een uitgebreide reeks van direct beschikbare, vooraf gedefinieerde rapporten.

Voor zij die meer gespecialiseerde rapporten nodig hebben, maakt XLine het mogelijk om de look & feel van elk rapport sterk aan te passen. Het is zelfs mogelijk om de query’s te personaliseren en zodoende specifiek gewenste data te bekomen.

contextgevoelige begeleiding

Of een gebruiker nu vuile sets of instrumenten behandelt, de voorraad aanvult, een Case Cart gereedmaakt voor een operatie, een medische procedure plant of een andere XLine-workflow uitvoert, … bij elke stap van het proces kijkt het systeem mee over de schouder van de gebruiker en zorgt voor een context specifieke begeleiding.

Dat zal onder meer de:

CSA-gebruiker informeren welke set als volgende moet behandeld worden
gebruiker informeren waarom een bepaalde actie niet is toegestaan of niet wordt aanbevolen
logistiek medewerker door de stocklocaties leiden en hem vertellen waar hij welke materialen moet ophalen of opslaan
medewerker van Endoscopie begeleiden door elke stap van het herverwerkingsproces duidelijk weer te geven, in de juiste volgorde en elk met hun specifieke tijds- of materiaalbeperkingen

Voorraad en lifecycle Management

Via uitgebreide functionaliteiten, specifiek ontwikkeld voor decentrale materiaalopslag, ondersteunt XLine de voorraadcontrole en het lifecycle management van talrijke materialen, waaronder instrumenten en instrumentensets, endoscopen, bulkverbruiksmaterialen, katheters, implantaten en prothesen, farmaceutische producten, enz…

Tracking and Tracing

Via een reeks contextgevoelige functionaliteiten ondersteunt XLine de track en trace van alle verwerkingsstappen van materialen en apparatuur, waardoor desinfectiepersoneel (CSA/Endo) hun dagelijkse taken op de endoscopen, sets en instrumenten kan uitvoeren. Hierdoor wordt maximale traceerbaarheidsinformatie gegarandeerd met een minimum aan registratie inspanning.

opwerking van instrumenten

Het steeds stijgende aantal, de complexiteit en de prijs van de gebruikte materialen en apparatuur, evenals de toenemende variatie in onderhouds-, desinfectie- en sterilisatieprocedures, hebben “traceerbaarheid” tegenwoordig tot een van de belangrijkste onderwerpen in het kwaliteitsmanagement van ziekenhuizen gemaakt.

Deze gezamenlijke factoren maken het optimaal inrichten van een centrale sterilisatie (CSA) of endoscopie desinfectieafdeling een behoorlijke uitdaging. Daarnaast zijn andere departementen, zoals het operatiekwartier, sterk afhankelijk van de activiteiten en prestaties van de CSA. Dit maakt de afdelingen die instaan voor reiniging, desinfectie en sterilisatie nog belangrijker.

XLine biedt alle nodige tools om de uitdaging aan te gaan en biedt een naadloze integratie met de andere modules van het XLine-platform.

Om het leven van de gebruiker nog eenvoudiger te maken en dubbele registraties te voorkomen, koppelt XLine aan tal van machines en apparaten die worden gebruikt voor het wassen, steriliseren en desinfecteren van instrumenten en endoscopen. Zie Integratie met technische apparatuur.

leenmateriaal

Omdat sets en apparatuur schaars zijn en vaak zeer specifiek gemaakt zijn voor de gebruikte implantaten, lenen ziekenhuizen deze vaak van een gespecialiseerde leverancier.

XLine biedt alle functionaliteit voor het beheer (van bestelling tot en met retournering) van dergelijke leenmaterialen.

Materiaalkost berekening

XLine biedt functionaliteiten voor het uitvoeren van diepgaande analyses omtrent de kosten van een CSA. Dit laat toe om een inschatting te doen van de benodigde toekomstige budgetten, dit als onmisbaar onderdeel van de managementrapportage.

Het systeem maakt het mogelijk om de kostenstructuur voor een campus te configureren, waarbij verschillende soorten kosten (inclusief operationele kosten voor machines) in rekening worden gebracht. Elk ziekenhuis kan dus zijn specifiek eigen systeem bouwen dat toelaat om aan kostenoptimalisatie te doen.

Naast het berekenen van de CSA kost, laat XLine ook toe om op een hoger niveau de totale materiaalkost te berekenen van elk type ingreep of onderzoek.

De kostenberekening is er niet alleen voor intern gebruik tussen de departementen van hetzelfde ziekenhuis. Het is ook mogelijk om kosten te berekenen in het kader van externe dienstverlening naar derde partijen (andere ziekenhuizen, bijvoorbeeld).

Componenten

Componenten vormen een zeer krachtige aanvulling op de standaard aangeboden functionaliteit. Zij bieden ziekenhuizen de mogelijkheid om hun systeem naar wens aan te passen of uit te breiden met schermen die op maat configureerbaar zijn, en dit zonder bijkomende ontwikkelingen aan de kant van de firma. Het ziekenhuis kan op die manier zelf bijkomende functionaliteiten creëren en zo de reeds uitgebreide mogelijkheden van XLine nog verder verruimen.

Reparatiebeheer

Instrumenten en endoscopen zijn kritische materialen die zorgvuldig onderhoud vereisen, inclusief reparaties door derden (externe organisaties, dealer of fabrikant).

XLine ondersteunt het proces van externe reparaties volledig door bij te houden welke materialen in reparatie zijn, welke de daaraan verbonden kosten zijn, hoe lang de repartie duurde, enzovoort. Eventuele vervangtoestellen kunnen worden geregistreerd. Het systeem houdt alle documentatie bij zoals offerteaanvraag, reparatieaanvraag, ontvangst en terugzending van het vervangtoestel, factuur, enz… Uiteraard zijn hiervoor ook de nodige rapporten en statistieken voorzien.

Beheer van prioriteiten

Omdat een correcte en tijdige terbeschikkingstelling van instrumenten en apparatuur cruciaal is voor de planning en uitvoering van medische procedures, begeleidt XLine het CSA-personeel door prioriteiten automatisch te berekenen en weer te geven. Hierbij wordt de gebruiker getoond welke set hij eerst moet behandelen om de actuele planning te kunnen garanderen.

100% traceerbaarheid

Of het nu gaat over de locatie van sets of endoscopen, de activiteiten van gebruikers, het verbruik van materialen, de herconditionering van endoscopen of instrumentensets, … of om het even welke andere activiteit: XLine garandeert 100% traceerbaarheid van alle uitgevoerde handelingen.

Zo kan een coördinator of beheerder op ieder moment eenvoudig achterhalen wie, wat, waar, wanneer heeft gedaan.

Integratie met technische apparatuur

Aexis Medical heeft de ervaring en kennis om te koppelen met tal van technische apparatuur die in een ziekenhuis aanwezig is. Denk hierbij aan geautomatiseerde voorreinigingstafels, wasmachines, sterilisatoren, endoscoop desinfectiemachines, droogkasten, aseptische opslagmachines, ultrasone reinigers, enz…

Dankzij de koppeling met al deze machines biedt XLine een compleet overzicht van alle acties die hebben plaatsgevonden tijdens het wassen, desinfecteren of steriliseren van sets of endoscopen.

Dit garandeert een 100% traceerbaarheid van de processen.

Safe surgery checklists

De WHO Safe Surgery checklist is een hulpmiddel dat is ontwikkeld door specialisten op het gebied van chirurgie, anesthesie, verpleging en kwaliteitsverbetering om het aantal fouten en complicaties als gevolg van oa. operaties te verminderen. De checklist schetst de essentiële normen voor chirurgische zorg en is ontworpen om eenvoudig en breed toepasbaar te zijn en veelvoorkomende en potentieel rampzalige fouten te voorkomen. XLine ondersteunt de implementatie en het gebruik van deze checklists, door op maat gemaakte schermen aan te bieden en deze aan elke fase van een medische procedure te koppelen.

Resource Planning

Materialen en apparatuur die bij medische procedures worden gebruikt, zijn vaak duur en/of schaars. XLine helpt ziekenhuizen deze middelen efficiënt te gebruiken door een gedetailleerde resourceplanning aan te bieden en de gebruikers op de hoogte te stellen van eventuele problemen.

Bij het plannen van een medische ingreep informeert het systeem onmiddellijk wanneer een bepaalde set of endoscoop al elders gepland is, of wanneer deze mogelijk niet op tijd beschikbaar zal zijn. Tijdens de opwerkingsprocedure zal het systeem de materialen markeren die met prioriteit moeten worden verwerkt om aan de operatie- en/of onderzoeksplanning te voldoen.

Dit draagt niet alleen bij aan het kunnen garanderen van de operatie- en/of onderzoeksplanning, maar helpt ook bij het optimaliseren van de hoeveelheid materialen en apparatuur die een ziekenhuis moet aanschaffen.

XLine helpt ook bij de planning van personeelszaken. Zie personeelsplanning.

Personeelsplanning

De personeelsplanningsmodules van XLine maken een gedetailleerde planning en toewijzing van de anesthesisten en het verplegend personeel mogelijk. Een koppeling met een bestaand HR-personeelsplanningssysteem van het ziekenhuis is mogelijk. XLine haalt hieruit de nodig basisinformatie voor het kunnen inplanning van personeel in de zaal.

Planning van ingrepen en onderzoeken

De gebruiksvriendelijke (drag and drop) grafische user interfaces geven de gebruiker een hele reeks planningsfunctionaliteiten voor het operatiekwartier, gaande van sessiegebaseerde chirurg/secretaresseplanning tot totale vrije planning door de OK-coördinator. Er is een minimalistische planningsmodule beschikbaar voor medische afdelingen zoals endoscopie, die op een snellere en eenvoudigere manier willen plannen.

Wanneer het ziekenhuis reeds beschikt over een planningstool van een derde partij (bv. via het electronisch patiënten dossier – EPD), is het mogelijk om alle gegevens met betrekking tot de geplande operaties of onderzoeken te verkrijgen via een inkomende interface.

Beeldintegratie

XLine biedt beeldintegratie bij endoscopische onderzoeken. Meerdere mogelijkheden worden aangeboden om de beelden makkelijk te importeren en toe te voegen aan het medisch dossier van de patiënt. Het systeem is zodanig opgebouwd dat het geen aanpassingen vraagt in de handelingen van de onderzoekende arts.

Volledige procedure en materiaalregistratie

XLine maakt de volledige registratie mogelijk van medische handelingen zoals operaties en endoscopische- of andere medisch technische onderzoeken. Denk hierbij aan de ontvangst en installatie van de patiënt, registratie van het behandelend medisch personeel, toegediende anesthesiemiddelen en medicatie, registratie van alle gebruikte materialen, …

Het systeem houdt de uitvoeringstijd van elke stap van de procedure bij en maakt (al of niet gedwongen) registratie van contextafhankelijke gegevens, zoals WHO- safe surgery checklists, mogelijk bij de overgang van elke stap naar de volgende.

Tijdens en aan het einde van de procedure vergelijkt XLine de verwachte en werkelijke tellingen en eventueel het gewicht van de gebruikte sets, om er zeker van te zijn dat er niets in de patiënt achterblijft.

De uitgebreide rapportagefunctionaliteit van XLine maakt het mogelijk om talloze rapporten en documentatie over de uitgevoerde procedure te genereren, inclusief voorschriften, facturen, procedureoverzichten, materiaallijsten en nog veel meer.

Patiëntenstroom

XLine ondersteunt het gehele patiëntentraject vanaf aankomst op het operatiekwartier of de onderzoeksafdeling tot en met het vertrek uit de verkoeverkamer (recovery). Op gezette tijden tijdens dit traject begeleidt het de afdelingsmedewerkers bij het registreren van patiënt-/operatiegerelateerde activiteiten door middel van een intuïtieve grafische gebruikersinterface.

Registratie van materiaalverbruik

Om de logistieke keten te sluiten moet tijdens de medische ingreep een correcte registratie van het materiaalverbruik plaatsvinden. XLine biedt hiervoor verschillende mogelijkheden, variërend van individuele registratie per gebruikt product, instrumentenset of endoscoop tot gecombineerde verbruiksregistratie via case cart of materiaallijst, afhankelijk van wat voor de medische staf het meest praktisch is.

Maar een correcte registratie van verbruikte materialen biedt ook andere mogelijkheden. Het maakt bijvoorbeeld het aanmaken van facturen, materiaalverbruikslijsten en patiëntvoorschriften mogelijk en het genereert bestellingen van materialen wanneer een gedefinieerd minimum voorraadniveau is bereikt.

Recovery Management

Nadat een operatie/onderzoek als “voltooid” is gemarkeerd, is een verdere opvolging in de verkoeverkamer mogelijk. XLine ondersteunt het gehele patiëntentraject van aankomst tot en met vertrek. De belangrijkste functionaliteiten zijn ook op deze afdeling voorzien, zoals:

aantal gebruikte bedden
registratie van patiëntenflow (in-, klaar voor vertrek, uit-recovery)
registratie van medische handelingen, verbruiksmateriaal, sets, (leen-)instrumenten, …
documenten voor checklisten/observaties
een context call naar derde systemen
aanmaken van facturen, materiaallijsten en patiëntvoorschriften…

Materiaalprofielen en case cart management

Om alle materialen op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar te hebben, biedt XLine een specifieke functionaliteit voor het reserveren en gereedmaken van alle materialen die nodig zijn voor een medische ingreep. Het systeem doet dit op basis van de planning die hetzij via XLine zelf is gedaan, hetzij via een planningsapplicatie van een derde partij.

XLine begeleidt de logistieke medewerkers bij het verzamelen van de nodige materialen op een Case Cart en het tijdig afleveren ervan op het operatiekwartier. Er zijn dashboards beschikbaar waarop medewerkers in realtime kunnen volgen wat de status van de materiaalvoorbereiding is.

Stockbeheer ( herbevoorrading & inventaris )

XLine biedt een complete stockbeheersmodule, inclusief inventarisname en herbevoorrading. Het systeem werkt op basis van werkelijke voorraadstatus en configureerbare parameters zoals minimale en maximale voorraadniveaus. Planning en reëel verbruik kunnen op die manier perfect worden afgestemd met economische verantwoorde stockhoeveelheden.

XLine oplossingen:

XLine Steri

Slimmer sterilisatiebeheer

XLine OK

Maximale efficiëntie voor het OK

XLine Endo

Stroomlijnen van het endoscopie proces

XLine Poly

Uw uitgebreide planningstool

XLine Logistiek

Volledig geïntegreerde logistieke oplossing

Ervaar het potentieel van XLine

Het XLine platform verbindt naadloos elke gespecialiseerde module, ontworpen om een specifiek proces, workflow of afdeling te ondersteunen.