Libérer tout le potentiel de XLine
La plateforme XLine connecte de manière fluide une gamme de modules spécialisés, chacun conçu pour gérer un processus, un flux de travail ou un service spécifique.
XLine est le nom de la plateforme sur laquelle toutes les solutions d’Aexis Medical sont construites. En tant que plate-forme ERP intégrée, elle relie de manière transparente de nombreux modules spécialisés, chacun représentant une solution spécifique pour un processus, un flux de travail ou un département particulier. Grâce à une large gamme d’options d’interface, elle peut être facilement intégrée dans l’infrastructure informatique de tout hôpital. En outre, cela se produit depuis plus de 20 ans, dans d’innombrables hôpitaux du monde entier.
La suite XLine complète comprend les fonctionnalités suivantes :
Optimisation du flux de travail
Pour rendre tout processus opérationnel efficace – réduire les coûts, accroître la sécurité des patients, éliminer les erreurs, augmenter l’efficacité globale – il est essentiel de mettre en place le bon ensemble de procédures et de flux de travail et de veiller à leur bonne exécution. XLine permet aux services hospitaliers (notamment les blocs opératoires, l’endoscopie, les services médico-techniques, la logistique, la stérilisation centrale et bien d’autres) de définir de tels workflows et de guider leur personnel opérationnel dans leur mise en œuvre. La plateforme émet des alertes lorsqu’un écart par rapport au flux de travail défini est détecté. Selon le cas, une telle déviation nécessite une confirmation de l’utilisateur, une autorisation d’un superviseur ou, en cas d’erreurs extrêmes, entraîne simplement un blocage du système. Toutes les activités des utilisateurs sont enregistrées dans une base de données d’événements, de sorte qu’en cas de problème, le flux de travail effectué peut être reconstitué et analysé.
Exemples
- Le reconditionnement d’un endoscope après une utilisation antérieure nécessite un certain nombre d’actions à effectuer méticuleusement. XLine guide l’opérateur en documentant chaque étape, en contrôlant le temps d’exécution, en reliant les matériaux ou les détergents utilisés, en suivant les données externes telles que les numéros de cycle de la machine, et bien d’autres choses encore.
- XLine Bloc prend en charge l’ensemble du parcours du patient, depuis son arrivée au bloc opératoire jusqu’à son départ de la salle de réveil. À intervalles réguliers au cours de ce processus, le système guide le personnel du service dans l’enregistrement des activités liées au patient ou à l’intervention chirurgicale grâce à une interface graphique intuitive.
- XLine Logistique aide le personnel à préparer le matériel pour une procédure médicale en indiquant clairement quel matériel est nécessaire pour chaque opération et où le trouver, en tenant compte des niveaux de stock actuels et des dates de péremption du matériel. Il indique à l’utilisateur le chemin le plus optimal à travers les emplacements de stockage pour collecter tous les matériaux nécessaires.
Contrôle en temps réel de la charge de travail
Une planification optimale des ressources est indispensable au bon fonctionnement de tout service. Mais les ressources disponibles sont parfois volatiles. Il peut arriver que des employés s’absentent de manière inattendue ou qu’ils soient nécessaires d’urgence ailleurs. À l’hôpital, et certainement au bloc opératoire, la planification est tout aussi volatile, car des interventions chirurgicales urgentes peuvent avoir lieu, d’autres sont reportées, etc… Pour assurer une organisation optimale, il est donc crucial de garder un œil sur la charge de travail actuelle et future attendue d’un service particulier – en temps réel. XLine propose différents tableaux de bord en temps réel pour visualiser les activités et la charge de travail, par exemple, du bloc opératoire.
Cela comprend :
- Un écran de vue d’ensemble des salles d’opération qui affiche toutes les opérations planifiées et en cours en temps réel. L’écran visualise clairement quand et où les problèmes peuvent survenir, tels que les pénuries de matériaux, les opérations à assigner, les problèmes de personnel, etc.
- Un aperçu des priorités pour la stérilisation centrale qui affiche la charge de travail actuelle et prévue dans chaque zone, ce qui permet au gestionnaires du service de déplacer le personnel d’une zone à l’autre au besoin.
Ces tableaux de bord se connectent à la planification de la salle d’opération en temps réel et répondent immédiatement à tout changement de planification.
Rapports et statistiques
Le module de reporting d’ XLine permet d’analyser les performances d’un service médical particulier grâce à un ensemble complet de rapports prédéfinis et facilement disponibles.
Pour ceux qui ont besoin de rapports plus spécialisés, XLine permet de personnaliser considérablement l’apparence de chaque rapport.
Il est même possible de personnaliser les requêtes et d’obtenir ainsi des données souhaitées spécifiques.
Support contextuel
Qu’il s’agisse de manipuler des sets ou des instruments sales, de réapprovisionner des stocks, de préparer un chariot de cas pour une intervention chirurgicale, de planifier une procédure médicale ou d’effectuer tout autre flux de travail XLine, … à chaque étape du processus, le système regarde par-dessus l’épaule de l’utilisateur et fournit des conseils spécifiques au contexte.
Il s’agira notamment des éléments suivants :
- Informer l’utilisateur quel set/instrument doit être traité ensuite
- Informer l’utilisateur des raisons pour lesquelles une action particulière n’est pas autorisée ou recommandée
- guider l’employé de la logistique à travers les emplacements de stock et lui dire où récupérer ou stocker quels matériaux
- Le personnel d’endoscopie en décrivant clairement chaque étape du processus de retraitement, dans le bon ordre et chacune avec ses contraintes spécifiques de temps ou de matériel
- …
Gestion des stocks et du cycle de vie
Grâce à des fonctionnalités étendues, spécialement développées pour le stockage décentralisé des matériaux, XLine prend en charge le contrôle des stocks et la gestion du cycle de vie de nombreux matériaux, y compris les instruments et les sets d’instruments, les endoscopes, les consommables en vrac, les cathéters, les implants et les prothèses, les produits pharmaceutiques, etc.
Suivi et traçabilité
Grâce à une gamme de fonctionnalités contextuelles, XLine prend en charge le suivi et la traçabilité de toutes les étapes de traitement des matériaux et des équipements, permettant au personnel de désinfection (stérilisation/endoscopie) d’effectuer ses tâches quotidiennes sur les endoscopes, les sets et les instruments.
Par conséquent, un maximum d’informations de traçabilité est garanti avec un minimum d’effort d’enregistrement.
Reconditionnement des instruments
Le nombre, la complexité et le prix sans cesse croissants des matériaux et des équipements utilisés, ainsi que la variété croissante des procédures de maintenance, de désinfection et de stérilisation, ont fait de la « traçabilité » l’un des sujets les plus importants de la gestion de la qualité hospitalière aujourd’hui.
Ces facteurs combinés font de la gestion optimale d’un service de stérilisation centrale ou d’un service de retraitement des endoscopes un véritable défi. De plus, d’autres services, comme le bloc opératoire, sont fortement dépendants des activités et de la performance de la stérilisation centrale.
XLine fournit tous les outils nécessaires pour relever le défi et offre une intégration transparente avec les autres modules de la plateforme XLine.
Pour faciliter encore plus la vie de l’utilisateur et éviter les doublons, XLine se connecte à de nombreuses machines et appareils utilisés pour le lavage, la stérilisation et la désinfection des instruments et des endoscopes.
Voir Intégration avec l’équipement technique.
Matériel de prêt
Parce que certains sets et instruments sont rares et souvent fabriqués très spécifiquement pour les implants utilisés, les hôpitaux les empruntent souvent auprès d’un fournisseur spécialisé.
XLine offre toutes les fonctionnalités pour la gestion (de la commande au retour) de ces matériaux de prêt.
Calcul du coût des matériaux
XLine offre des fonctionnalités permettant d’effectuer des analyses approfondies des coûts d’une stérilisation centrale.
Cela permet d’estimer les budgets futurs nécessaires, en tant qu’élément indispensable du rapport de gestion.
Le système permet de configurer la structure de coûts d’un campus, en tenant compte de différents types de coûts (y compris les coûts opérationnels des machines).
Chaque hôpital peut donc construire son propre système spécifique qui lui permet d’optimiser les coûts.
En plus de calculer le coût de la stérilisation centrale, XLine vous permet également de calculer le coût total par procédure chirurgical ou d’examen à un niveau supérieur. Le calcul des coûts n’est pas seulement destiné à un usage interne entre les services d’un même hôpital.
Il est également possible de calculer les coûts dans le cadre de prestations externes à des tiers (autres hôpitaux, par exemple).
Composants
Les composants sont un ajout très puissant aux fonctionnalités standard offertes.
Ils offrent aux hôpitaux la possibilité d’adapter ou d’étendre leur système à volonté avec des écrans personnalisables, et ce sans développements supplémentaires de la part de l’entreprise.
De cette façon, l’hôpital peut créer lui-même des fonctionnalités supplémentaires et ainsi étendre encore plus les possibilités déjà étendues de XLine.
Gestion des réparations
Les instruments et les endoscopes sont des matériaux critiques qui nécessitent un entretien minutieux, y compris des réparations par des tiers (organisations tierces, revendeur ou fabricant).
XLine prend entièrement en charge le processus de réparation externe en gardant une trace des matériaux en cours de réparation, des coûts associés, de la durée de la réparation, etc.
Tout set, instrument ou appareil de remplacement peut être enregistré.
Le système garde une trace de toute la documentation telle que la demande de devis, la demande de réparation, la réception et le retour de la pièce de remplacement, la facture, etc. Bien entendu, les rapports et statistiques nécessaires sont également fournis à cet effet.
Gestion des priorités
Parce que la fourniture correcte et opportune d’instruments et d’équipements est cruciale pour la planification et l’exécution des procédures médicales, XLine guide le personnel de la stérilisation centrale en calculant et en affichant automatiquement les priorités.
L’utilisateur voit quel set il doit traiter en premier afin de garantir la faisabilité de la planification actuelle.
Traçabilité à 100 %
Qu’il s’agisse de l’emplacement des sets, instruments ou des endoscopes, des activités des utilisateurs, de la consommation de matériaux, du reconditionnement des endoscopes ou des sets d’instruments, … ou toute autre activité : XLine garantit une traçabilité à 100% de toutes les opérations effectuées.
De cette façon, un coordinateur ou un administrateur peut facilement savoir à tout moment qui a fait quoi, où et quand.
Intégration à l'équipement technique
Aexis Medical a l’expérience et les connaissances nécessaires pour se connecter avec de nombreux équipements techniques présents dans un hôpital.
Pensez aux tables de prénettoyage automatisées, aux machines à laver, aux stérilisateurs, aux machines de désinfection des endoscopes, aux armoires de séchage, aux machines de stockage aseptique, aux nettoyeurs à ultrasons, etc. Grâce à l’interface avec toutes ces machines, XLine offre un aperçu complet de toutes les actions qui ont eu lieu lors du lavage, de la désinfection ou de la stérilisation des sets, des instruments ou des endoscopes.
Cela garantit une traçabilité à 100 % des processus.
Checklists (OMS)
La checklist de l’OMS pour la chirurgie est un outil mis au point par des spécialistes dans les domaines de la chirurgie, de l’anesthésie, des soins infirmiers et de l’amélioration de la qualité afin de réduire le nombre d’erreurs et de complications dues à des opérations.
La checklist décrit les normes essentielles pour les soins chirurgicaux et est conçue pour être simple et largement applicable et prévenir les erreurs courantes et potentiellement désastreuses.
XLine accompagne la mise en place et l’utilisation de ces checklists, en proposant des écrans sur-mesure et en les reliant à chaque étape d’un acte médical.
Planification des ressources
Les matériaux et équipements utilisés dans les procédures médicales sont souvent coûteux et/ou rares.
XLine aide les hôpitaux à utiliser efficacement ces ressources en proposant une planification détaillée des ressources et en informant les utilisateurs de tout problème.
Lors de la planification d’une procédure médicale, le système informe immédiatement lorsqu’un set stérile ou un endoscope particulier est déjà programmé ailleurs, ou lorsqu’il peut ne pas être disponible à temps.
Au cours de la procédure de retraitement, le système marquera les matériaux qui doivent être traités en priorité pour respecter le planning des opérations et/ou des examens.
Cela contribue non seulement à pouvoir garantir la planification de l’opération et/ou de l’examen, mais aussi à optimiser la quantité de matériaux et d’équipements qu’un hôpital doit acheter. XLine aide également à la planification des ressources humaines. Voir Planification du personnel.
Planification du personnel
Les modules de planification du personnel de XLine permettent une planification et une affectation détaillée des anesthésistes et du personnel soignant.
Il est possible de faire le lien avec un système de planification du personnel RH existant de l’hôpital.
XLine extrait les informations de base nécessaires à la planification du personnel dans la salle.
Planification des interventions et des enquêtes
Les interfaces utilisateur graphiques conviviales (couper-coller) offrent à l’utilisateur toute une gamme de fonctionnalités de planification pour la salle d’opération, allant de la planification chirurgicale/secrétaire basée sur des vacations bien spécifiques à la planification totalement libre par le coordinateur du bloc opératoire.
Un module de planification minimaliste est disponible pour les services médicaux tels que l’endoscopie, qui souhaitent planifier de manière plus rapide et plus facile.
Si l’hôpital dispose déjà d’un outil de planification tiers (par exemple via le dossier médical – DPI), il est possible d’obtenir toutes les données relatives aux opérations ou examens prévus via une interface entrante.
Intégration d'images
XLine offre une intégration d’images optionnelle pour les examens endoscopiques.
De multiples options s’offrent pour importer facilement ces images et les ajouter au dossier médical du patient.
Le système est structuré de telle manière qu’il n’est pas nécessaire d’adapter les actions du médecin examinateur.
Procédure complète et enregistrement du matériel
XLine permet l’enregistrement complet d’actes médicaux tels que les opérations et les examens endoscopiques ou autres examens techniques médicaux.
Cela comprend l’accueil et l’installation du patient, l’enregistrement du personnel médical traitant, l’anesthésie et les médicaments administrés, l’enregistrement de tout le matériel utilisé, etc. Le système garde une trace du temps d’exécution de chaque étape de la procédure et permet l’enregistrement (forcé ou non) de données contextuelles, telles que les checklists de l’OMS pour la chirurgie, lors du passage d’une étape à l’autre.
Pendant et à la fin de l’intervention, XLine compare les comptages matériel attendus et réels et éventuellement le poids des sets utilisés, afin de s’assurer qu’il ne reste rien dans le patient.
La fonctionnalité de reporting étendue d’ XLine permet de générer de nombreux rapports et documents sur la procédure effectuée, y compris les règlements, les factures, les aperçus de procédures, les nomenclatures, et bien plus encore.
Flux de patients
XLine prend en charge l’ensemble du parcours du patient, de l’arrivée au bloc opératoire ou autre département d’examen jusqu’au départ de la salle de réveil.
À intervalles réguliers au cours de ce processus, il guide le personnel du service dans l’enregistrement des activités liées aux patients et à la chirurgie au moyen d’une interface utilisateur graphique intuitive.
Enregistrement de la consommation de matériaux
Afin de fermer la chaîne logistique, un enregistrement correct de la consommation de matériaux doit avoir lieu lors de l’intervention médicale.
XLine propose différentes options pour cela, allant de l’enregistrement individuel par produit utilisé, le set d’instruments ou l’endoscope à l’enregistrement combiné de la consommation via un chariot de cas ou une nomenclature, en fonction de ce qui est le plus pratique pour le personnel médical.
Mais un enregistrement correct des matériaux utilisés offre également d’autres possibilités.
Par exemple, il permet de créer des factures, des listes de consommation de matériaux et des ordonnances de patients, et il génère des commandes de matériaux lorsqu’un niveau de stock minimum défini est atteint.
Gestion de la salle de réveil
Une fois qu’une opération/un examen a été marqué comme « terminé », un suivi ultérieur en salle de réveil est possible.
XLine prend en charge l’ensemble du parcours du patient, de l’arrivée au départ.
Les fonctionnalités les plus importantes sont également fournies dans ce département, telles que :
- Nombre de lits utilisés
- Enregistrement du flux de patients (entrée, prêt, sortie du réveil)
- enregistrement des actes médicaux, des consommables, des sets, des instruments (de prêt), etc.
- Documents pour les checklists/observations
- un appel contextuel à des systèmes tiers
- Création de factures, de nomenclatures et d’ordonnances patients…
Profils des matériaux et préparation du matériel
Afin d’avoir tout le matériel disponible au bon endroit et au bon moment, XLine offre une fonctionnalité spécifique pour la réservation et la préparation de tout le matériel nécessaire à une procédure médicale. Le système le fait sur la base de la planification effectuée soit par XLine lui-même, soit par le biais d’une application de planification tierce.
XLine aide le personnel logistique à rassembler les matériaux nécessaires sur un chariot de cas et à les livrer à temps au bloc opératoire. Des tableaux de bord sont disponibles qui permettent aux employés de suivre l’état de la préparation des matériaux en temps réel.
Gestion des stocks (réapprovisionnement et inventaire)
XLine propose un module complet de gestion des stocks, incluant la prise d’inventaire et le réapprovisionnement.
Le système fonctionne sur la base de l’état réel des stocks et de paramètres configurables tels que les niveaux de stock minimum et maximum.
De cette façon, la planification et la consommation réelle peuvent être parfaitement coordonnées avec des quantités de stock économiquement justifiées.
Solutions XLine :
Libérer le potentiel de XLine
La plateforme XLine connecte de manière transparente une gamme de modules spécialisés, chacun conçu pour gérer un processus, un flux de travail ou un service spécifique.
